Tutorial Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word Dalam Membuat Surat Masal

TUTORIAL MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL MERGE MICROSOFT WORD DALAM MEMBUAT SURAT MASAL

Mail Merge merupkan fitur yang terdapat dalam Microsoft Word pada tab menu Mailings. Mail Merge sendiri digunakan untuk membuat surat yang berfungsi menginput nama, penerima, jabatan, golongan atau yang lain. Kita hanya cukup membuat satu template surat saja untuk semua surat yang akan diedarkan dan kemudian membuat database yang akan dihubungkan dengan template surat. Jadi, dengan aplikasi Mail Merge, kita tidak perlu bersusah payah lagi membuat dan meng-copy surat sebanyak yang diedarkan. Bayangkan apabila kita akan membuat ratusan bahkan ribuan surat edaran, pasti akan memerlukan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Dengan adanya aplikasi ini, pekerjaan kita akan menjadi lebih mudah dan cepat.

Berikut cara membuat surat masal dengan Mail Merge di Microsoft Word

·         Pertama, buatlah template surat yang akan diedarkan.

·         Klik tab menu Mailings, kemudian pilih tool Select Recipients di group Start Mail Merge.

·         Kemudian muncul beberpa pilihan, klik saja Type New List

·         Setelah itu muncul jendela New Address List, kliklah Customize columns yang terletak di bagian bawah untuk melakukan pengeditan item surat agar sesuai dengan kolom data yang Anda buat.

·         Kemudian muncul jendela Customize Address List, hapus beberapa data Field Names untuk menyesesuaikan dengan item data yang Anda buat di surat.

·         Ganti nama item tersebut sesuai data surat yang Anda buat dengan menekan Rename di menu pilihan samping. Jika sudah, kemudian klik Ok.

·         Anda akan diarahkan kembali ke jendela New Address List, isilah data-data sesuai dengan penerima surat Anda.

·         Apabila ingin menambah data-data penerima, klik saja New Entry di menu pilihan bawah, atau tekan saja tombol Tab di keyboard. Jika data sudah terisi semua, kemudian klik Ok.

·         Anda akan dibawa ke folder dimana database Anda akan disimpan. Beri nama sesuai yang Anda inginkan.

·         Data yang sudah tersimpan memiliki format access.

·         Kemudian buka kembali lembar kerja Anda.

·         Arahkan kursor Anda di bagian yang akan diisi data penerima.

·         Kliklah tool Insert Merge Field di tab menu Mailings pada group Write & Insert Fields.

·         Kemudian muncul data-data yang Anda tulis tadi, kliklah sesuai dengan nama data yang diarahkan kursor. Lakukan sampai semua data sudah disingkronkan.

·         Kemudian klik Preview Results untuk mengecek, tekan panah ke kiri atau ke kanan untuk melihat data-data surat.

·         Lembaran isian surat Anda secara otomatis sudah terisi.

Itulah Artikel mengenai tutorial Mail Merge, selamat mencoba dan semoga berhasil.